¿Qué es una nota débito?

Una nota débito o también conocida como factura de abono, se define como un documento administrativo usado por una empresa o vendedor para notificar al cliente o comprador sobre un aumento en el monto de un bien o servicio adquirido.

Debido que en Colombia no está permitida la anulación de una factura ya emitida, la nota débito sirve para poder corregir errores que pudieron existir en la facturación con el costo del producto o al calcular el IVA; intereses de mora, cobro de comisiones o gastos bancarios.

En algunos casos también se utiliza para informar al comprador que existe una próxima factura o recordar el valor adeudado por el cliente o dar información sobre los productos o servicios brindados.

Características de una nota débito.

Como todo documento fiscal, las notas débito deben contener una serie de datos de forma obligatoria, para que pueda ser válidas, los cuales son:

  • Número de cliente.
  • Nombre y apellidos del cliente.
  • Se debe referenciar la factura a la cual corresponde
  • Numeración.
  • Importe o valor.
  • Cantidad que se está devolviendo.
  • Concepto e importe total.

Es importante recordar que la nota débito se emite cuando se incrementa el valor cobrado al cliente, ya que la empresa no puede hacer dicho cobro de forma unilateral, se usa este documento.

Nota Débito en Facturación Electrónica.

Con la obligación impuesta por la DIAN de hacer facturación electrónica en Colombia (para quienes corresponda), las notas débito se convierten también en un documento asociado a una factura electrónica de venta mediante el código único de factura electrónica, sin embargo, hay que tomar en cuenta que para que puedan ser válidas y aceptadas como documento fiscal deben cumplir con una serie de requisitos específicos, de acuerdo con el artículo 9 de la Resolución 000030 de abril 29 de 2019, los cuales son los siguientes:

  • Corresponder a un sistema de numeración consecutiva propio de quien las expide.
  • Fecha de expedición, prefijo, número, fecha y código único de factura electrónica –Cufe– de la factura electrónica a la cual hace referencia.
  • Nombre o razón social y NIT del facturador electrónico o proveedor tecnológico y del adquiriente.
  • Código único de documento electrónico –Cude–.
  • Cantidad y descripción específica de los bienes o servicios, utilizando códigos que permitan la identificación objeto de ajuste de estos, cuando sea el caso.
  • Descripción y valor de los impuestos.
  • Valor unitario y total.
  • Información adicional referente a la factura electrónica.

Es importante mencionar que una vez sean validadas las notas débito, deben ser entregados al cliente atendiendo el procedimiento y los medios conforme se haya expedido la factura electrónica.

Ejemplos de Nota Débito

Usualmente las notas débito se emiten cuando los clientes tienen cuentas abiertas en una empresa o cliente, además de corregir errores de la facturación.

Por ejemplo, muchas empresas de venta de materiales de construcción acceden a que sus clientes retiren materiales sin realizar abonos, para cancelarlos a final de mes. Por tal motivo cada vez que el cliente retira material, se le emite una nota de débito.

Otro ejemplo se da usualmente entre empresas que realizan frecuentes transacciones. En este caso, para evitar que los empleados tengan que portar efectivo u otras formas de pago, la empresa vendedora entrega mercaderías a la empresa compradora y emite notas débito luego de cada entrega.

Recuerde la nota débito siempre va ser un valor a favor del vendedor o empresa, que el cliente o comprador debe comprar. A continuación un modelo de nota débito generado por el sistema de J4pro:

Diferencias de una nota débito y una nota crédito.

Mientras que la nota débito aumenta el valor adeudado por el cliente al vendedor, la nota crédito representa un valor menor para el cliente.

La nota débito representa un ingreso o incremento, y la nota crédito una salida o egreso, para la empresa.

Consulte por la generación de nota de débito electrónica con el sistema de J4Pro.

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