¿Qué es una Nota Crédito?

Una nota crédito es un documento contable que se genera para registrar un saldo a favor de un cliente o comprador posterior a la emisión de la factura, este puede ser un cobro de un gasto incurrido de más o la devolución de bienes.

Este tipo de comprobante luego de ser emitido deberá ser enviado al cliente con una copia de la factura, para garantizar la devolución de dinero.

En este sentido, la emisión de una nota crédito generará en la mayoría de los casos un reembolso en la transacción de compraventa. Por eso es importante dentro de una empresa, porque es la constancia en la contabilidad que el dinero ha sido devuelto al cliente.

Casos en los que se genera una nota crédito.

Los motivos más comunes que generan una nota crédito son los siguientes:

  • Para dar un descuento que no se haya especificado en la factura inicial.
  • Para corregir diferencias de precios entre lo que se cobró y el valor real.
  • Devoluciones por mercancía dañada.
  • Anulaciones, bonificaciones o saldos a favor que no se tuvieron en cuenta.

Se debe tener presente que los números de las facturas que se anulan para efectuar correcciones no pueden ser utilizados nuevamente y se debe tener un registro exhaustivo de las facturas que se corrigieron, para esto es importante que se utilice un software que te permita almacenar documentos electrónicos durante el tiempo estipulado por la DIAN.

 En j4pro las notas de crédito se generan automáticamente. Ver ejemplo a continuación.

Características de una nota crédito.

Debido que en Colombia no se permite la anulación de una factura, la nota de crédito sirve para hacer modificaciones de la factura original por diferentes motivos.

Ahora bien, para que esta nota pueda ser válida debe contener:

  • Referencia de la factura de origen con la numeración correspondiente
  • Fecha de emisión
  • Concepto o motivo por el que se realiza
  • Importe total
  • Monto de disminución (si se generará una nueva factura)
  • Información del cliente como datos de teléfono, nombre completo, documento de identidad
  • Información de la empresa que emite la factura (nombre completo, NIT, razón social, ciudad de la oficina, número de teléfono).

Es importante recordar que la nota de crédito se emite como saldo a favor del cliente y puede haber varias sobre una misma factura, sin embargo, cada una debe reflejar el motivo de la devolución.

También hay que tomar en cuenta que una nota crédito no debe generar incongruencias en los registros contable ni en la declaración de IVA.

Tipos de nota créditos.

Las notas créditos más usuales y utilizadas en Colombia son las siguientes:

  • Comerciales: se realizan por operaciones comerciales entre la empresa y el proveedor o el cliente, con la finalidad de que quede reflejado el saldo a su favor.
  • Bancaria: se emite por parte de las entidades financieras, con la finalidad de que conste la entrega de un dinero a un cliente.
  • Electrónica: son las generadas por una factura electrónica ya emitida. Esta al igual que la factura electrónica debe contener unos requisitos, de acuerdo con el Decreto 1625 en el Artículo 1.6.1.4.15.  para ser válida como documento fiscal, adicionalmente, debe ser enviada a la Dian.

Ejemplos de Nota Crédito

Algunos de los ejemplos más comunes para generar una nota crédito son los siguientes:

  • Devolución de mercancía por parte de un cliente, situación que genera una disminución del importe de cuentas por cobrar que presenta la entidad.
  • Un proveedor realiza el cobro de intereses por mora a la entidad, por haber incumplido el plazo pactado de pago, situación que da lugar a un incremento del pasivo.

Siempre que se genere un cambio en la factura que genere un saldo a favor a un cliente se debe crear una nota crédito.

Diferencias de una nota crédito y una nota de débito.

Mientras que la nota de crédito representa un valor menor para el cliente, la nota de débito aumenta el valor adeudado por el cliente al vendedor.

La nota crédito es una salida o egreso, para la empresa. La nota débito representa un ingreso o incremento.

Consulte por la generación de nota crédito con el sistema de j4pro.

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