Facturación electrónica gratuita DIAN

Facturación electrónica gratuita DIAN ¡Todo lo que tienes que saber!

Antes de hablarte sobre la facturación electrónica gratuita, debes saber que la facturación electrónica en Colombia es uno de los mecanismos para realizar el registro de movimientos comerciales.

Este mecanismo esta destinado a empresas o negocios que cumplan ciertos requisitos contemplados en la ley y estén obligados a declarar. Aunque en términos generales cualquier empresa puede realizar la solicitud para esta finalidad.

Existen principalmente tres mecanismos por medio de los cuales puedes realizar tu facturación. La facturación electrónica gratuita DIAN es un sistema puesto al servicio de todos los empresarios para facilitar la realización de sus aportes al sistema de impuestos y aduanas, los otros dos mecanismos son de pago y pueden ser por medio de software propio o por medio de otro proveedor tecnológico.

Facturación electrónica gratuita DIAN

A continuación, te contaremos en detalle sobre los tres mecanismos y sus principales ventajas, pero antes te daremos un par de indicaciones generales acerca de la facturación electrónica DIAN.

Registro como facturador electrónico y actualización del RUT a facturación electrónica.

Antes de mostrarte los diferentes mecanismos de facturación de forma electrónica, es importante que tengas claro que para acceder a este servicio en la DIAN debes realizar un registro como facturador electrónico y además actualizar el RUT para que se cargue dicho cambio en el tipo de registro y modo de contribución.

Para ello debes iniciar sesión en el portal oficial de la DIAN con tu usuario y contraseña, luego debes buscar la opción “Facturación electrónica” y luego “Registro como facturador electrónico”. Rellena los datos solicitados y listo.

Posteriormente debes realizar la actualización del RUT con los nuevos datos sobre el tipo de facturación, para ello debes escribir al siguiente correo facturaelectronica@dian.gov.co solicitando la actualización con los nuevos datos incluidos en el registro como facturador electrónico.
Finalmente debes esperar respuesta y una vez concluido el proceso tendrás el tipo de registro necesario para activar tu sistema de facturación electrónico sin importar cuál sea.

Facturación electrónica gratuita Dian

La facturación electrónica gratis DIAN, es una de las primeras opciones contempladas por toda empresa o negocio en el caso de tener que facturar de manera electrónica y cumplir con los requerimientos de ley para este tipo de operación.

Desde la facturación gratuita que ofrece la DIAN por medios electrónicos, se dispone de un formato estándar XML de generación de factura a través del estándar estándar UBL V2, además incluye firma digital y dispone de gráficas para usuarios de tecnologías tipo QR por código.

Para el proceso de habilitación, la DIAN dispone de una página con los pasos a seguir, puedes acceder aquí: Habilitación de facturación electrónica DIAN

Es necesario mencionar que si bien la DIAN dispone de proveedores tecnológicos autorizados para estos fines, es posible combinar este tipo de facturación con tu propio proveedor o software de tu empresa.

Proveedor tecnológico de facturación electrónica

Un proveedor electrónico es una empresa dedicada a los servicios digitales y que han desarrollado programas de facturación electrónica que se pueden ajustar a tus necesidades puntuales.

Los proveedores tecnológicos se encargan de realizar todos los procesos implícitos en la facturación electrónica, lo que te puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo, permitiéndote dedicarte de lleno a tu actividad mercantil, al dejar el trabajo en manos de expertos.

Los proveedores tecnológicos se adaptan a las necesidades de tu empresa, en este sentido es posible que puedas usar uno para perfeccionar el uso que puedes darle a la facturación electrónica gratis de la DIAN, y ahorrar de este modo un poco de dinero.

Software propio de facturación electrónica

La facturación electrónica por software propio se da cuando al interior de una empresa o negocio se cuentan con los recursos, tanto humanos como digitales para generar un software personalizado de acuerdo a las necesidades puntuales de la empresa en este aspecto.

Es posible que este tipo de facturación se pueda realizar a través de una empresa de tecnología o proveedor tecnológico, la diferencia es que la Facturación por proveedor electrónico se realiza usando un software perteneciente al proveedor, mientras en el otro caso el proveedor desarrolla un software personalizado para tu empresa.

Esta evidentemente es la opción que representa una mayor inversión, pero a la vez sería la opción más adecuada para todo negocio puesto que tendrá en cuenta cada una de las necesidades puntuales, además que contribuye enormemente a la marca en cuanto a los formatos finales de generación.

Por otro lado, realizando la comparativa entre la facturación por software propio y por proveedor electrónico, resulta un gasto enfocado más al marketing o condiciones especiales de facturación por lo que es necesario considerar a fondo la necesidad del mismo antes de tomar la decisión.

También es importante resaltar la posibilidad de combinar estos dos últimos sistemas de facturación electrónica con el sistema gratuito de facturación ofrecido por la DIAN, puede ser que según el caso resulte mucho más conveniente y económico hacerlo de un modo mixto, para ello puedes consultar la posibilidad con tu proveedor de servicios digitales.

Facturación gratuita DIAN, Proveedores tecnológicos, Software propio

Como puedes ver, estos tres tipos de facturación son bastante sencillos de implementar (Cada uno según tus conocimientos y recursos de la empresa al respecto) Es importante que antes de embarcarte en la implementación de cualquiera de ellos, analices a fondo tus necesidades y recursos para que logres optimizar tanto tu tiempo como tu inversión.

Otro consejo importante en caso de que decidas usar un proveedor de servicios electrónicos para este fin, es que te asegures que dicho proveedor está autorizado por la DIAN para realizar o ejecutar programas de facturación digital o electrónica.

Lo anterior debido a que algunas empresas de carácter internacional pueden no cumplir con los estándares nacionales o usar tecnologías no permitidas en el país para la emisión de este tipo de facturas. Es posible que esto no represente un gran problema al fin de cuentas, pero es mejor evitar cualquier tipo de percance que pueda poner en riesgo tu calendario de facturación electrónica.

Ahora conoces los principales tipos de facturación electrónica que puedes implementar en tu empresa o negocio, recuerda que este proceso lo puedes realizar de forma voluntaria y no solo cuando se te notifique en la obligación de hacerlo.

La cuestión es que si eres previsivo y lo realizas de forma voluntaria tendrás mucho más tiempo para realizar el desarrollo, perfeccionamiento y pruebas pertinentes antes de las fechas estipuladas en el calendario de facturación que se te entrega desde la DIAN al momento de inscribirte como facturador electrónico.

Recuerda entonces que puedes recurrir a la facturación electrónica gratuita DIAN, a los proveedores tecnológicos, a tu propio software o a la combinación de todos. Elige sabiamente de acuerdo a tus necesidades.

Más que un software somos tu aliado, con nosotros obtendrás las herramientas que te ayudarán a crecer tu negocio.

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