Facturación electrónica en Colombia

Facturación electrónica en Colombia

La facturación electrónica es una modalidad de factura que tiene las mismas garantías fiscales que una factura física, y que en la actualidad es tendencia en Colombia gracias a los múltiples beneficios que ofrece no solo a los usuarios, sino también a las empresas y a entidades de regulación de impuestos como la Dian. 

Para nadie es un secreto que, el mundo digital ha revolucionado la sociedad, ya no somos los mismos y todo esto se traslada al mundo empresarial. 

Las empresas en la actualidad deben adaptarse a un mundo globalizado en el que las personas dependen de sus dispositivos móviles para casi todo, y los negocios no son la excepción. Por eso, la facturación electrónica se está convirtiendo casi en una necesidad para las empresas que quieran estar a la altura del mercado actual

¿Qué es facturación electrónica?

Una factura es un documento en el que se da cuenta de los productos o servicios negociados en un trato comercial. En esta se especifican las cantidades, los importes y los impuestos, para luego entregarse a la persona que debe pagarla. 

Tradicionalmente las facturas han sido generadas en papel. La facturación electrónica por su parte, es un documento que cumple con la misma funcionalidad que la factura de papel, pero es generada, expedida y recibida de modo electrónico.   

La factura electrónica tiene la misma validez que una factura física, puede ser almacenada y usada para diferentes fines con la misma legalidad que la que tradicionalmente recibías en papel, y con la ventaja de que es más fácil de guardar y además es amigable con el planeta.

¿Qué es Facturación Electrónica DIAN?  

FE DIAN es la sigla que le da la DIAN a la factura electrónica para el comprador. Esta es definida como un archivo electrónico, diseñado para funcionar como soporte de costos, deducciones y descuentos de compras realizadas de productos o servicios en Colombia. 

Si ya tienes claro esto y te parece eficiente para tu negocio, debes saber que la DIAN determinó la facturación electrónica como un requisito obligatorio para las empresas de todo el territorio colombiano

Plazos para implementar la FE

Todos sabemos que hacer transiciones de lo físico a lo digital lleva su proceso, por esto la DIAN dispuso unos plazos para implementar la FE, de modo que las empresas puedan hacer el cambio sin tener mayores problemas. 

Resolución Facturación electrónica

Para ponerte en contexto, debes saber que, la resolución de FE, se ampara en la implementación de un nuevo sistema sustentado por la resolución número 00020 del 26 de marzo de 2019

Esta disposición tiene como objetivo implementar la facturación electrónica en las empresas, con el fin de optimizar los procesos con relación al tiempo, la efectividad y con miras a un control más efectivo por parte de la DIAN

En la resolución quedó fijada la implementación inmediata de la FE, no obstante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, creó un calendario de implementación al que se puedan adherir las empresas con el fin de que la transición de factura física a factura electrónica sea exitosa. 

El calendario que diseñó la DIAN cuenta con 4  columnas que te dan información específica sobre lo que debes hacer de acuerdo a la naturaleza de tu empresa. 

En la primera columna encontrarás el grupo. Este corresponde a cualquiera de los 14 grupos implementados por la DIAN, de acuerdo al código CIUU en el que están inscritas las empresas. 

En la segunda columna puedes ver los plazos máximos de registro en el servicio informático de facturación electrónica, que van del 01 de mayo de 2019 hasta el 02 de mayo de 2020

La tercera columna te muestra el plazo máximo para la implementación de la FE, que van del 01 agosto de 2019 hasta el 01 de agosto de 2020

En la cuarta columna te encontrarás con la resolución 139 del 21 de noviembre de 2012 y la información relativa al código CIUU División a 2 y tres dígitos. 

A continuación puedes consultar el cuadro para que mires cuál es tu plazo específico: 

Calendario de implementación para
 sujetos obligados de acuerdo con la
actividad económica principal inscrita
en el Registro Único Tributario
(RUT)
Calendario de implementación que no atiende a la actividad económica
CIIU, para otros sujetos obligados.

Fuente

¿Quiénes están obligados a implementar la FE?

Después de conocer los plazos te preguntarás cuáles son las empresas obligadas a implementar la FE. De acuerdo a las disposiciones de la DIAN, son cuatro los sujetos están obligados a implementar la FE, estos son: 

  • Responsables de IVA
  • Responsables de Impuesto Nacional al Consumo
  • Todas las personas o entidades dedicadas al comercio, aquellas personas que ejerzan profesiones liberales o presten servicios relacionados a estas, sin importar si son contribuyentes o no contribuyentes ante la DIAN. En resumen, todos los comerciantes, con excepción de aquellos que no están obligados a expedir factura. 
  • Todos los contribuyentes inscritos en el Impuesto Unificado en el Régimen Simple de Tributación. 

De todos modos, si por alguna razón no pertenece a los cuatro sujetos mencionados, pero considera que la facturación electrónica es beneficiosa para su empresa, puede implementarla de modo voluntario. 

Preguntas frecuentes sobre Facturación Electrónica

A continuación puedes encontrar las respuestas a las preguntas frecuentes sobre Facturación Electrónica en Colombia, con relación a las disposiciones de la DIAN. 

Facturación electrónica con validación previa

En la actualidad la Facturación electrónica en Colombia se desarrolla bajo dos modalidades: FE sin validación previa y FE con validación previa. 

La FE sin validación previa es la más generalizada en el territorio colombiano desde enero del 2019. La FE con validación previa, por su parte empezó a regir desde la resolución DIAN de 2019.

En el caso de la FE con validación previa, la persona encargada de facturación envía la factura a la DIAN en tiempo real, y recibe dicha factura validada por la DIAN con el fin de que quien recibe. En esta modalidad es posible estar completamente seguros de que se cumple con los requisitos fiscales relativos a los efectos tributarios, tanto para el comerciante como para el comprador.  

¿Es Gratis la facturación electrónica?

La Facturación Electrónica puede implementarse por tres opciones de acuerdo a tus necesidades. La primera sería mediante un software dispuesto por el facturador electrónico. La segunda sería la solución gratuita de la DIAN y la tercera, recurrir a uno de los operadores tecnológicos autorizados por la DIAN

Sin importar cuál sea la opción que necesitas, recuerda que de no ser muy ducho en estos temas, es mejor recurrir a alguno de los operadores tecnológicos de confianza, que tienen claro qué es lo que tu empresa necesita para evitar cualquier problema futuro. 

A grandes rasgos, esta es la información que debes tener en cuenta si estás haciendo tu transición de factura física a facturación electrónica. Si quieres profundizar más en el tema, aprender cómo funciona y tener un reporte detallado de los requisitos e implementación, descarga este E-book: Guía completa de facturación electrónica pdf y resuelve todas tus dudas. 

Más que un software somos tu aliado, con nosotros obtendrás las herramientas que te ayudarán a crecer tu negocio.

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