Facturación Electrónica en Colombia para Pymes

Es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

• Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
• Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
• Cumple los requisitos del Estatuto Tributario y discrimina el impuesto al consumo cuando es del caso.
• Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
• Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.

De un lado están los obligados a facturar seleccionados por la DIAN mediante resolución de carácter general; por otro, están quienes voluntariamente decidan adoptar el modelo.

No es obligatorio que las Empresas interesadas en facturar electrónicamente contraten los servicios de proveedores tecnológicos. Si una empresa está interesada en facturar electrónicamente sus operaciones, ésta tiene la libertad de desarrollar su propia solución tecnológica, adquirirla, licenciarla, etc., para facturar electrónicamente de manera directa.

Sin perjuicio de la obligación de facturar electrónicamente por parte de los responsables del IVA y el Impuesto Nacional al Consumo, el Gobierno Nacional podrá reglamentar la factura de venta y los documentos equivalentes, indicando los requisitos que deban aplicarse para cada sistema de facturación, o adicionando los que considere pertinentes, así como señalar el sistema de facturación que deban adoptar los obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. En este momento, la DIAN se encuentra preparando reglamentación adicional que abordará de manera puntual todos estos temas.

El artículo 10 del nuevo decreto de facturación electrónica establece la posibilidad que los obligados a facturar y quienes sin serlo (régimen simplificado) puedan postularse voluntariamente para facturar electrónicamente, para la lo cual requieren cumplir con las pruebas de habilitación.

De acuerdo con el artículo 20, numeral 1 del Decreto 2242 de 2015, a partir del momento en que se notifique la resolución de habilitación para facturar electrónicamente, el obligado a facturar deberá cesar la expedición de facturas por computador y en papel; salvo en los casos de contingencia, para los que podrá utilizar la facturación en papel. Luego de habilitado para facturar electrónicamente no podrá dejar de hacerlo por éste mecanismo.

Es un proceso reglado en el artículo 10 del Decreto 2242 de 2015, consistente en el desarrollo de las actividades técnicas establecidas por la DIAN, a través de las cuales se valida que el obligado a facturar, seleccionado o postulado voluntariamente, cumple con todos los requisitos para expedir, entregar, recibir, rechazar y conservar las facturas; al igual que los demás documentos electrónicos relacionados, de acuerdo con las especificaciones fijadas por la DIAN. El proceso se realiza a través del servicio informático electrónico de factura electrónica.

No, es un certificado diferente al expedido por la DIAN el que se utilizará como mecanismo técnico de control fiscal, para garantizar autenticidad e integridad. La firma con certificado digital del formato estándar de generación XML debe ser del obligado a facturar electrónicamente o de los sujetos autorizados en su empresa o al proveedor tecnológico cuando sea expresamente autorizado por el obligado. El actual mecanismo de firma digital de la DIAN no podrá ser usado para la firma de las facturas electrónicas por ser expedido por entidad certificadora cerrada; para el caso de las facturas se requiere uno expedido por una entidad de certificación abierta.

Sí, deben ser firmadas el 100% de las facturas como mecanismo técnico de control fiscal, para garantizar autenticidad, integridad y no repudio.